Đọc cùng chủ đề: Cài đặt Odoo và Quản lý cơ hội với Odoo CRM.

Một nhân viên bán hàng gửi báo giá 100 triệu, khách phản hồi đồng ý và kho bắt đầu chuẩn bị hàng. Đến lúc giao, khách nói đơn giá đã được giảm qua điện thoại, trong khi kế toán vẫn dùng bản báo giá cũ. Vấn đề không chỉ là tính sai tiền: các bộ phận đang làm việc từ những phiên bản cam kết khác nhau.

Odoo Sales giúp tổ chức báo giá và đơn bán thành hồ sơ có thể theo dõi. Bài viết dùng tình huống Nội thất An Phú bán 20 bàn và 40 ghế cho Minh Khôi để giải thích sản phẩm, giá, trạng thái và chứng từ liên quan. Nội dung tập trung vào cách hiểu và áp dụng quy trình, kèm ảnh minh họa; không yêu cầu bạn ghi nhớ từng vị trí nút bấm.

Dòng chảy từ báo giá đến giao hàng và thu tiền

Sơ đồ dưới đây giúp bạn nắm toàn cảnh trước khi đọc từng phần. Đi theo các bước đánh số và mũi tên; các ghi chú bên dưới chỉ ra nhánh hoặc điều kiện cần kiểm tra. Bấm vào ảnh để xem rõ hơn.

Odoo Sales nằm ở đâu trong quy trình doanh nghiệp?

CRM trả lời “cơ hội nào đáng theo đuổi và ai đang chăm sóc?”. Sales trả lời “doanh nghiệp đang đề nghị bán hoặc đã đồng ý bán những gì?”. Hai câu hỏi liên quan nhưng có mức độ chắc chắn khác nhau. Một cơ hội có thể cần vài phương án báo giá trước khi khách chọn một phương án để xác nhận.

Sau khi xác nhận đơn, giao hàng, lập hóa đơn và thanh toán tiếp tục có trạng thái riêng. Khả năng phát sinh và liên kết chứng từ phụ thuộc ứng dụng được cài, loại sản phẩm, tuyến cung ứng và chính sách lập hóa đơn. Ví dụ một dịch vụ không có cùng cách quản lý tồn như một chiếc bàn theo dõi kho. Vì vậy không nên nhìn một nhãn Sales Order rồi kết luận toàn bộ giao dịch đã hoàn tất.

Chuẩn bị sản phẩm để báo giá rõ ngay từ đầu

An Phú dùng hai mã sản phẩm trong tình huống học. Mã nội bộ giúp phân biệt mặt hàng khi tên thương mại gần giống nhau. Chúng ta dùng VND và giá chưa thuế để tập trung vào cách tính; thuế trong giao dịch thực cần cấu hình theo trường hợp cụ thể, không lấy giả định của bài làm mức thuế áp dụng mặc định.

Ngoài tên, cần thống nhất quy cách: bàn dài 120 cm nhưng chất liệu và màu nào, ghế có tay vịn hay không, giá đã gồm lắp đặt chưa? Những chi tiết ảnh hưởng quyết định mua phải xuất hiện đủ rõ trên mô tả sản phẩm hoặc dòng báo giá. Một tên ngắn trong kho không nhất thiết đủ làm cam kết thương mại với khách.

Trong Odoo 19, sản phẩm có phân loại như Goods và Service; với hàng hóa, thiết lập Track Inventory quyết định việc theo dõi tồn. Chọn theo bản chất công việc. Bàn và ghế cần quản lý tồn có thể là Goods có theo dõi kho; dịch vụ lắp đặt là Service. Đừng đặt mọi sản phẩm thành dịch vụ chỉ vì muốn bỏ qua một bước, rồi kỳ vọng hệ thống vẫn quản lý số lượng hàng giống nhau.

Bảng giá hỗ trợ chính sách thương mại khi được bật và cấu hình, chẳng hạn giá cho khách dự án hoặc nhóm khách. Giá trị trên dòng báo giá vẫn cần được kiểm tra trước khi gửi. Việc có một giá bán trên hồ sơ sản phẩm không tự bảo đảm mọi khách, tiền tệ hoặc thời điểm đều dùng cùng giá đó.

Đọc một báo giá Odoo qua bốn nhóm thông tin

Khách hàng, địa chỉ nhận hóa đơn và địa chỉ giao có thể khác nhau. Minh Khôi có trụ sở đăng ký ở một nơi nhưng văn phòng mới ở nơi khác. Điền đúng từ báo giá giúp bộ phận giao hàng tránh sử dụng nhầm địa chỉ công ty. Nếu người nhận hàng khác người phụ trách mua, cần ghi rõ thông tin liên hệ phù hợp.

Thời hạn hiệu lực cho biết đề nghị về giá và điều kiện còn được duy trì đến thời điểm nào. Ngày giao dự kiến thể hiện một cam kết khác. Điều khoản thanh toán lại trả lời khi nào khách phải trả tiền. Ba mốc này không nên bị gộp thành một ngày duy nhất hoặc chỉ thỏa thuận trong tin nhắn mà không cập nhật hồ sơ.

Tính đơn mẫu và kiểm tra chiết khấu

Cách kiểm tra độc lập rất đơn giản: số lượng nhân đơn giá trên từng dòng rồi cộng. Nếu các dòng không có chiết khấu, tổng trước thuế phải là 100 triệu. Nếu Odoo hiển thị tổng phải trả khác, mở phần thuế và các dòng bổ sung để hiểu chênh lệch, thay vì sửa đơn giá cho tổng cuối trông giống số kỳ vọng.

Giả sử hai bên đồng ý giảm 5% cho riêng dòng bàn, còn ghế giữ nguyên. Giá trị bàn sau giảm là 60 triệu nhân 95%, bằng 57 triệu; tổng trước thuế mới bằng 97 triệu. Nếu giảm 5% cho toàn bộ hai dòng, tổng là 95 triệu. Hai điều kiện thương mại nghe gần giống nhau nhưng khác 2 triệu, nên hồ sơ phải thể hiện đúng phạm vi chiết khấu.

Cột chiết khấu hoặc cách áp dụng chương trình giá có thể cần bật tính năng tương ứng. Không nhất thiết dùng cùng một giao diện cho mọi cấu hình; điều cần kiểm tra là mức giảm, phạm vi và thành tiền cuối. Nếu phí giao hoặc lắp đặt được tính riêng, thêm dòng dịch vụ có mô tả rõ thay vì điều chỉnh giá một sản phẩm để “gộp cho tiện”.

Giá vốn không phải giá bán. Một báo giá có tổng 100 triệu chưa cho biết lợi nhuận ròng. Để phân tích hiệu quả, cần hiểu chi phí hàng, vận chuyển, lắp đặt và các chi phí liên quan theo phạm vi báo cáo. Không lấy số khách chấp nhận mua làm bằng chứng công ty đã có đủ số tiền đó trong ngân hàng.

Từ Quotation đến Sales Order: thay đổi điều gì?

Quotation là đề nghị thương mại. Khi báo giá được gửi qua luồng gửi tương ứng, hệ thống có thể thể hiện trạng thái Quotation Sent. Khách đồng ý và người có trách nhiệm xác nhận theo quy trình thì hồ sơ trở thành Sales Order. Tải PDF rồi gửi ngoài hệ thống không nhất thiết tạo cùng dấu vết hoặc trạng thái như thao tác gửi trong Odoo.

Trước khi xác nhận, An Phú cần kiểm tra bốn thứ: đúng khách và địa chỉ; đúng phương án sản phẩm; đúng giá và điều khoản; tiến độ cung cấp có khả thi. Thao tác xác nhận nên phản ánh một sự đồng ý đã có cơ sở, không chỉ dùng để thử xem hệ thống sẽ xuất hiện màn hình gì trên dữ liệu thật.

Nếu Minh Khôi đổi số lượng sau khi đã xác nhận, doanh nghiệp cần có quy tắc xử lý thay đổi và lưu vết theo tình trạng giao, hóa đơn của đơn. Không nên sửa hồ sơ đã phát sinh chứng từ một cách tùy ý chỉ để khớp thỏa thuận mới; các phần liên quan cũng phải được rà soát. Bài học đầu tiên là nhận ra thay đổi thương mại có thể tác động nhiều bộ phận.

Hiểu liên kết giao hàng, hóa đơn và số tiền còn lại

Với Inventory đã cài và hàng hóa được cấu hình phù hợp, xác nhận đơn có thể tạo nghiệp vụ giao theo tuyến cung ứng. Số Ordered là lượng đã cam kết, Delivered là lượng giao đã được ghi nhận, Invoiced là lượng đã lập hóa đơn theo cách tính của sản phẩm. Chúng có thể khác nhau trong một giao dịch đang xử lý.

Ví dụ An Phú đã nhận đơn 20 bàn nhưng đợt đầu chỉ giao 12. Cần ghi nhận đúng 12 đã giao và biết còn 8; không đổi số lượng đơn ban đầu xuống 12 chỉ để màn hình trông hoàn tất. Đơn phản ánh cam kết 20, còn chứng từ giao phản ánh từng phần thực hiện. Đây là cơ sở để tránh bỏ sót phần khách vẫn đang chờ.

Chính sách lập hóa đơn theo số đặt và theo số đã giao tạo khác biệt quan trọng. Với chính sách theo số đặt, có thể lập hóa đơn dựa trên lượng đặt theo quy trình. Với chính sách theo số giao, phải có lượng giao được ghi nhận trước khi lập hóa đơn cho phần đó. Đừng xem trường hợp chưa có số được phép lập hóa đơn là lỗi chỉ vì chưa hiểu chính sách sản phẩm.

Tiền đặt trước là một khía cạnh khác. Nếu tổng giá trị trước thuế trong tình huống là 100 triệu và khách chuyển trước 30 triệu, số tiền đó không tự chứng minh đã giao 30% số bàn, cũng không thay thế việc theo dõi hóa đơn. Khi nói “còn 70 triệu”, cần nói rõ đang tính trên cơ sở nào, đã có thuế hay chi phí bổ sung chưa và các chứng từ thanh toán đã được ghi nhận đúng chưa. Bài tài chính trong series sẽ đi sâu phần này.

Một vòng thực hành đủ để hiểu luồng

Dùng database lab đã có Sales. Nếu tiếp nối bài CRM, chọn cơ hội Minh Khôi làm điểm xuất phát để giữ liên kết. Nếu học riêng bài này, có thể tạo khách và báo giá trực tiếp trong Sales. Các mã chứng từ do Odoo sinh không nhất thiết giống ví dụ, nên hãy tìm theo khách và nội dung thay vì cố gắng khớp một mã mẫu.

• Tạo hoặc kiểm tra hai sản phẩm AP-D120 và AP-C01, đơn vị Chiếc, giá bán trong bảng mẫu.
• Lập báo giá cho Minh Khôi gồm 20 bàn và 40 ghế; đối soát tổng trước thuế là 100 triệu khi không có giảm giá.
• Ghi mô tả và điều kiện đủ rõ để người khác đọc được phương án bán; xem bản in để phát hiện nội dung thiếu.
• Trên dữ liệu lab, thử giảm 5% riêng dòng bàn bằng chức năng phù hợp và kiểm tra tổng trước thuế còn 97 triệu.
• Chọn phương án đã thống nhất rồi xác nhận đơn mẫu; giải thích được vì sao trạng thái mới chưa chứng minh đã thu tiền.

Trong bài tập, không cần gửi email đến khách thật hoặc tạo hóa đơn cho một giao dịch không tồn tại. Có thể dùng chế độ xem trước để đọc nội dung báo giá. Tên khách trong bài là giả lập, còn cơ sở dữ liệu vận hành thật phải có quy trình duyệt chứng từ phù hợp.

Những hiểu nhầm làm dữ liệu bán hàng mất tin cậy

Một hồ sơ Sales tốt phải giúp người bán, người giao và người theo dõi tiền hiểu cùng một giao dịch. Khi doanh nghiệp có mã sản phẩm rõ, báo giá thống nhất và trạng thái được cập nhật đúng, Odoo mới có nền dữ liệu để nối sang mua hàng, tồn kho và sản xuất. Chất lượng của chuỗi bắt đầu từ những dòng báo giá tưởng như rất đơn giản này.

Tài liệu tham khảo

• Odoo Sales: cấu trúc và tạo báo giá
• Odoo Sales: vòng đời báo giá và đơn bán
• Odoo: loại sản phẩm và theo dõi tồn
• Odoo: chính sách lập hóa đơn
• Odoo CRM: liên kết cơ hội với báo giá